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加拿大律师事务所业务无纸化、数字化及远程办公 2019-07-19 15:18:42

  加拿大(安大略省)律师事务所推行无纸化、数字化办公已经很长时间了,至少已5年。

    出于对技术上的可行性特别是安全性的考虑,还有对各种人为行为的防范和规范的需要,律所业务无纸化、数字化的进程推进得谨慎而舒缓。

    但是,早在此前,至少15年前,作为“新兴”的通讯工具的电子邮件,已经在律所得到普遍的使用,成为日常业务处理的一部分。这也是无纸办公的最先切入点。

    在律所内部,事无大小,如律师间的案件讨论、所内工作的安排和领受、内务通告等等,甚至一声谢谢,都可以发个邮件解决。休假几天回来后,邮箱里塞进几百封的邮件,一点儿不奇怪。对外,代理不同当事人的律所之间的法律文件交换,如今绝大部分已经通过电子邮件实现。5年前,经常可以见到成箱成箱的文件从一个律所搬到另一个律所,如今虽未绝迹,已经少了很多很多。电子邮件的使用,可以让律师们“秒回”来自各方的问求,特别是,保持一个相对完整的的邮件链(Email chain),对于保持和追踪事件发展的连续性、进展和变化脉络很有帮助。这一点,对于法律这个特殊行业尤为重要。

    安省律师事务所倡导无纸化办公的一个出发点是避免过度用纸(律所一向是最臭名昭著的用纸大户),减少树木砍伐(save the trees),进而保护生态环境。比如,电子邮件的末尾,通常附有一行带有绿色环保标识的提示,“打印此邮件前,请考虑环保”。


    

其实,还有更多的好处。

    存档,在传统的律所日常业务中占着重要分量。就处理法律文本而言,“旧”的工作方式是,准备纸质原始文本,然后复、印制若干份,装订成册,送达诉讼各方当事人,送交法院备案,本所当案律师人手一份。所以,以往,纸质文件的打印、复印量非常大。律所本身的存档压力也很大,案卷柜永远不够用。对于那些已结案件的文档,按照安省律协的规定,所有硬copy的案卷,至少要保存10年(曾经是20年!),才可依法销毁。所有律所,不论规模大小,每年为此向私营的文档仓储公司支付着巨额的仓储费用。

    DM、iManage等大型文件管理系统、第三方服务器以及云存储技术的应用,使得律所日常法律文件的处理能够数字化,纸质文卷的使用极大幅度地减少,也因此而大幅降低了一些硬性的办公和运营支出。


    

而法院接受电子化、数字化的诉讼文件备案,肯定了并加速促进了律所业务的数字化。

    安大略省高级法院在审理民商诉讼案件中,接受规定格式的电子文件备案(E-Filing)。安省商事法庭(Commercial List),在 2014年7月1日,即发布了有关电子格式文档备案的规定。安省上诉法院自2017年3月1日起接受电子方式的诉讼文件备案。文件的格式可是PDF,或者HTML。可以电子邮件发送,也可以使用CD、DVD 或USB Key 。


  

  近几年来,随着安省法院系统越来越多地转向使用电子手段处理日常事务,而不再谨守传统通讯工具,如传真、信函、挂号信、快递等,电子方式的讯息、文件传递,为律所和法院双向接受,成为民商诉讼的日常实践。

    律所之间电子化的文件交换/送达(service)早已常规化,上面提到的司法实践指导规范已经认可了数字化/电子方式的诉讼文件送达在法律上的效力(诉讼文件/文书的送达是律师的责任)。在涉及多方当事人(parties)、动辄数千百页法律文件的交换时,电子传送 - 比如secure file transfer - 的好处便突出出来。便捷自不必说,省去了大量的花费在打印、复印、校对、装订、邮寄等过程中的时间和人力投入,节省了自家当事人的费用,分摊出去了文件准备的成本于不同的当事人间。其他的针对律师事务所业务特点的应用程序,如财务管理系统CMS,计时计费的Intapp,出账的Prebill Manager,...,都意在推动律所业务的无纸化和数字化。当然,一些传统的文件递送方式,如传真、信函、快递等等,仍在使用,只是比例大为降低。


  

  无纸化、数字化的同时,另一趋势亦在悄悄发展中,这就是远程办公。律师们在一定限度内的远程办公已是既成事实,更会是未来趋势。基于网络的远程数据、端点访问技术和应用系统,比如Citrix,使得律师们可以随时远程调取律所文件数据库中的文档。此外,法院用视频会议的方式,开庭处理在审案件中的部分问题,律师远程质询证人等等,逐渐推广应用。

    不论数字技术如何发展,加密、安全保障措施如何有效,但是有一点,技术只是手段,只是工具,最终的使用者是人。所以,律所各层面的员工自觉遵守保密规定和各项工作规程,才能保证集成于众多应用系统之上的法律业务顺滑前行,而这些是建立在个人诚信的基础上的。


2019.07.19 于多伦多

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