導遊人員在旅遊接待過程中的作用主要表現在四個方面：主導作用、標誌作用、紐帶作用和擴散作用。
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主導作用
在旅遊接待服務中，導遊服務貫穿旅遊活動的始終，其作用舉足輕重，也可以這麼說，導遊工作是旅遊服務的代表性工種，導遊服務是旅遊各項服務中最為根本的服務。日本旅遊專家北島克己先生將“導遊”列為旅遊接待的四要素之一，而且是最重要的要素。他指出：在旅遊接待工作中“飯店、交通、飲食、導遊四要素缺一不可，其中導遊人員最為重要；因為他的言行會直接影響其他方面”。西方旅遊專家們認為“一個好導遊員會帶來一次愉快、成功的旅行，反之，肯定是不成功的旅行”。這是因為食、住、行、游、購、娛構成了旅遊活動的六要素，其中最重要的是“游”，而遊覽的“導演”則是導遊人員。導遊人員為旅遊者提供的語言服務溝通了不同的文化，促進了不同民族之間的交流；導遊人員提供的導遊講解服務幫助旅遊者增長知識、加深閱歷、獲得美的享受；導遊人員提供的生活服務幫助旅遊者身心愉快地投入遊覽活動，去求新、去求異。總之，導遊人員的服務在旅遊者實現其主要旅遊目的方面起着不可或缺作用，因此導遊服務是旅遊服務中最為根本的服務，起着主導作用。
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標誌作用
導遊服務是服務質量高低的最敏感的標誌。導遊服務質量包括導遊講解質量、為旅遊者提供生活服務的質量以及各項旅遊活動安排落實的質量。導遊人員與旅遊者陪伴始終、朝夕相處，因此，旅遊者對導遊人員的服務接觸最直接，感受最深切，對其服務質量的反應最敏感。一般而言，如果導遊服務質量高，可以彌補其他旅遊服務質量的某些欠缺，而導遊服務質量低劣卻是無法彌補的。因此，旅遊活動的成敗更多地取決於導遊服務質量。導遊服務質量的好壞不僅關繫到整個旅遊服務質量的高低，甚至關係國家或地區旅遊業的聲譽。
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紐帶作用
導遊服務是各項旅遊服務的聯繫紐帶和中間橋梁。旅行社與旅遊者之間、旅行社與其他旅遊企業之間的第一線聯絡人員是導遊人員，在旅遊服務各環節之間相互協作、顧全大局方面，在溝通上下、內外、左右的關係方面，導遊人員的作用舉足輕重。
1) 承上啟下
導遊人員代表旅行社執行旅遊計劃，為旅遊者安排和落實食、住、行、游、購、娛等各項服務，並處理旅遊期間出現的各種問題。同時，旅遊者的意見、要求、建議乃至投訴，其他旅遊服務部門在接待工作中出現的問題及他們的建議和要求，一般也通過導遊人員向旅行社傳遞直至上達國家最高旅遊管理部門。
2) 連接內外
導遊人員既代表接待旅行社的利益，履行合同、落實旅遊計劃，又肩負着維護旅遊者合法權益的責任。他代表旅遊者與各有關部門進行交涉，提出合理要求，對違反合同的行為進行干預，為旅遊者爭取應該享受的正當權益。導遊人員有責任向國外旅遊者介紹中國，幫助他們儘可能多地了解我們的國家、社會、人民、文化和風俗民情以及國家的有關政策、法令等，同時也要進行調查研究，從旅遊者那裡了解國外情況。
3) 協調左右
導遊服務與其他各項旅遊服務的服務對象是共同的，因而在目標上、在根本利益上是一致的。然而，在服務內容上又各有區別，各部門、各單位又有各自的利益。這就決定了他們之間既有相互依存、相互合作的一面，又有相互制約、相互牽制的一面。導遊人員作為旅行社派出的代表，對飯店、餐館、遊覽點、交通部門、商店、娛樂場所等企業提供的服務在時間上、質量上起着重要的協調作用。因為旅遊服務中任何一個環節出了問題，都會影響到整個旅遊服務質量。導遊人員既有義務協助有關旅遊服務提供者，同時也有責任對這些部門的服務提出意見和建議，以使旅遊者與旅行社簽訂的旅遊合同得到落實。
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擴散作用
導遊服務質量的高低會影響旅遊產品的銷售，這是因為，導遊服務質量的高低在很大程度上決定着旅遊產品的使用價值，遊客往往通過導遊人員帶領其進行旅遊活動的情況來判斷旅遊產品的使用價值。如果導遊服務質量高，令遊客感到滿意，遊客會認為該旅遊產品物有所值，而且在滿載而歸後，以其親身體驗向親朋好友進行義務宣傳，從而擴大了旅遊產品的銷路。反之，若導遊服務質量不高，則會導致遊客抱怨和不滿，並間接影響其周圍的人，從而阻礙了旅遊產品的銷路。由此可見，無論導遊服務質量是高還是低，都會對旅遊產品的銷售起擴散作用。不同的是，質量高時起促銷作用，質量低時則起阻銷作用。
應當指出的是，我們着重敘述導遊服務在旅遊服務中的地位和作用，並不意味着其他各項旅遊服務就不重要。實際上，旅遊服務是一項綜合性服務，導遊服務只是旅遊服務鏈條中的一個環節，沒有其他各項旅遊服務的配合，導遊服務也無法做好，旅遊產品的價值就不可能實現。
因此，我們要充分肯定導遊人員在旅遊業中所起的重要作用，但不能言過其實，我們要重視導遊人員的作用；但要將其放在整個旅遊業中，放在整個旅遊服務體系中加以重視，這樣才能正確地、充分地調動他們的積極性和主觀能動性。
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