一般来说，QuickBooks都可以自动填充绝大多数的页眉区域。但是，有一些区域或选项不一定出现在没张发票上（视乎与你的设定）。那么，下面我们便来看一下如何填充这些区域。

• Class类别

如果在系统设定中开启了class-tracking（由不同的方式来区分收入与花销，例如不同部门，不同分店等），在发票模版中就需要选择一个class。如果你开启了Class remainder（系统在未选定class时，自动提醒），QuickBooks会在你保存发票时，弹出一个对话框提醒你。当然，你也可以不选择任何class。不过如果公司一直有Class-tracking的tradition，那么为了class-based report数据准确，最好还是在每笔交易中都选择一个class。例如，您在一个合伙人公司，又不同合伙人来区分收入。如果保存了一张发票，却没有选择合伙人，会直接导致paycheck数目不准确与合伙人间的争议。

• 日期

QuickBooks默认会填充当日日期。如果您的公司确实使用出发票当日日期，那么，就无需看以下段落了。然而很多服务类公司都是按时同意出发票，很多是每个月的月末。如果你一次性做很多张发票，并且日期相同，那么可以通过更改QuickBooks preferences来修改（我们日后会更多提及）。

• 发票号

当制作第一张发票时，输入你希望的初始号码。例如，如果你不希望让客人知道这是你第一张发票，可以输入245。之后的发票，号码会递增：246，247，…。

• Bill To

如果公司习惯邮寄发票，那么这个区域就十分重要了。当客户档案中有其邮寄地址，那么QuickBooks会自动填充。如果公司是电子邮寄发票，那么这个区域就无关重要了。

• Ship To

服务行业不需要运输地址。但是如果销售的是产品，则需要一个运输地址将货物寄客户。QuickBooks的Intuit Product Invoice模版带有ship to区域。

• P.O.号码

P.O.即purchase order。如果公司曾向此客人发过订货单，可以将订货单号码填写在此区域中。

下次，我们会继续涉及到页眉区域，包括Terms, Rep, Ship, Via, F.O.B.。希望对大家有所帮助。

想更多了解QuickBooks, Simply Accounting 以及会计EXCEL等会计软件使用的朋友们，请致电：（416）219-8681