漫漫公文路 5/23/2022

“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”，用屈原的这句诗来形容公文旅行那是再贴切不过了，只是有点亵渎他老人家了。

想起当年在国内工作时，单位在国外订购了些仪器，货到后要到海关去办取货手续，于是跟着同事到了海关，厚厚的一叠单据递进去，那位海关办事员翻了几页后，把我们的单据推了出来，说填错了，重新填好后再来。同事说：那麻烦你再给看看，后面的是不是都填对了。没想到那小子没理同事的茬，眼睛往后一看，嘴里说了声：下一个。我后来就没再跟着，不知道我那位倒霉的同事又跑了几趟才把那批仪器取回来。

到美国后，为了办绿卡，没少和政府打交道，不过所有的公文都是公司的律师给办的，倒也没觉得有多麻烦。可当一切都办妥了，公司和律师也结完账了，我又想起来还有两个问题，于是就写信给律师，想问问清楚（那时还没有 email，当然也没有微信）。律师态度很好，很快就回信回答了我的问题。正在高兴的时候，律师的账单来了，打开一看，小二百块，详细地列有处理时间，研究时间，秘书的和律师的时间，他们的收费标准以及办公费用等。不知其难，只知其贵，教训是：没什么了不得的事，别给律师打电话。

新冠疫情来了，回国成了老大难的问题。可非要办些事怎么办，只好通过领馆办理相关文件来委托国内的亲戚朋友办理，最典型的就是办理三级认证。想弄清楚什么叫三级认证，先得弄清什么是海牙认证，这用一两段话说不清楚，可以到这里🔗去读一读。

简答地说，办理三级认证要分三步走：

1. 地方公证（Notarize your documents by a public notary.)

2. 州务卿认证（Authenticate the notarization by the secretary of your state. In other words, get an Apostille from the secretary of your state.)

3. 领馆认证（Authenticate the apostille of your state by the Chinese consular of your area.)

说起来不难，可有些细节值得注意，特别是现在，因为新冠疫情，有些部门（比如领馆）关门，不接待来访，所有的文件都得通过邮件办理。错了一点，来回就又得两星期，让人上火，可又急不得恼不得的。

第一步，地方公证

说起来很简单而且是免费的，可有些细节一定要注意。多数银行都提供这项服务，如果你是那家银行的客户，公证服务是免费的。记住，州务卿认证对地方公证的文件是有格式要求的，而很多地方公证员不知道这个要求，所以他们很可能会在你的文件上盖章、签字，然后微笑着对你说：好啦，谢谢使用我们的公证服务。你拿着这份公证书到州里去认证，人家会告诉你，格式不对，重来。如果你要是用邮件的办法，对不起，两个星期就浪费了。

以办理一份美国护照的复印件公证为例，地方公证书的格式必须满足下面的要求：

必须有一份由公证员开出的公证书（Public notary statement/certification）而且公证书必须是单独的一页，上面有公证图章和公证员在州里备注过的正式签字，另外还有一段文字说明所公证的文件（见右图）。你最好把这个空白的公证书打印出来，带去让公证员填写以确保格式的正确。所有被公证的文件要用订书机和公证书订在一起。为了确保文件格式能满足州里的要求，最好在做公证前到州政府的网站上去查一下他们的具体要求。州务卿办公室应该有服务电话和 email，可以询问，税不能白交，是不是。

另外有些州的法律规定，公证员必须能从文字上理解所公证的文件，所以如果你需要公证中文的文件（如委托书等），在这些州，就得找到懂中文的公证员来做公证。

第二步，州务卿认证

如果地方公证做得满足要求，这一步非常容易。首先应该找到州务卿的官方网站，在那可以找到所有的信息并能下载认证申请表（APOSTILLES & AUTHENTICATIONS REQUEST FORM）。疫情期间，很多州的办公室都关门了，这类公文只能通过邮件办理，一般需要两个星期。这项服务是收费的，不贵。通过邮件处理，每份五刀，到办公室立等可取，十五刀。最近各州办公室已经陆续开门了，所以拿着准备好的公证文件到州务卿办公室去办认证是最快的途径。在去之前最好到州务卿网站查好所有的信息，地址、停车位、作息时间、是否要预约、收费方法（他们一般只收支票）等，免得白跑一趟。

州务卿办公室会提供预先审查（review）服务。你可以通过 email 将文件的影印件寄去让他们先核查一下，看看是否满足他们做认证的要求。如果一切都好，你应该把那封回信打印出来，和你的文件一起寄去或带到州务卿办公室去。有那封回信，他们就不会再检查一遍，直接就做认证了（盖章、签字）。各州认证书的格式不太一样，但都有一个挺威风的印章，右图是从网上找的样子。再说一遍，所有被公证的文件要用订书机和公证书订在一起。认证后，不要动那个订书钉，那也是被认证过的文件的一部分。

第三步，中国领馆认证

这里有许多细节，在领馆的网站上没说清楚。

1. 确认你所在地区的中国领馆（洛杉矶，芝加哥等）。从领馆网站下载认证申请表

2. 用 email 向领馆索取回邮预约号（预约号样本 WAU220510001）

3. 在电脑上填写认证申请表，打印后务必在申请表上签字并注明日期

4. 在申请表首页上方空白处手写“申请回邮及自行承担邮递风险”

5. 在申请表的右上角写上回邮预约号

6. 附上所有的支持文件：房产证、死亡证明、关系证明、受托人身份证件等相关文件的复印件。

7. 附上申请人的护照及驾照复印件

8. 州务卿认证书的原件及所有的公证文件原件

9. 付过邮资的回邮快递信封。请使用 USPS 的 Priority Mail 或 Priority Express Mail，并带有邮寄查询号 Tracking Number。回邮信封上请不要写总领馆的地址，寄件人和收件人处均填写本人姓名和地址。邮寄目的地仅限美国境内地址，不提供邮寄到境外的服务。

10. 在信封右下方注明“认证”二字

11. 认证费和回邮服务费。领馆只收 Money Order 或 Cashier’s Check（不接受个人支票） ( Payable to Chinese Consulate in your area 若为银行开具的，请签名）（认证费+5美元回邮服务费），认证费计算：普通件：民事类外国公民25美元/份，加急件：每份加收25美元。

12. 所有文件准备好以后，可以将复印件用 email 发给领馆预审，一切通过后，再用快件寄去。现在领馆工作效率很高，所有的 email 都会在一天之内恢复，有问题问清楚，一切都没有问题了再寄，避免出错耽误时间（一个来回，两个星期）。

在填写申请表时需要填写你的 email 地址，千万别填错了，领馆如果有问题，会用那个 email 和你联系，要求更多的材料等。如果一切顺利，两个星期左右，就会收到领馆寄来的认证后的文件。领馆的认证标识会贴在州认证书的后面。恭喜你，三级认证顺利完成，“路漫漫其修远兮”，名副其实。最后是国际邮寄，疫情期间，快递不快，花两、三个星期甚至更长的时间寄快递是常态。记好邮件的 Tracking Number 以备查询。

但愿疫情早日结束，有事回去办，还是要方便得多。

-- 此篇仅为经验分享，各州的情况不同，还是要以当地的法律和规定为准。州务卿（The secretary of your state）办公室的官方网站和中国领馆的官方网站是获取信息的最佳来源。

-- 中国驻美使馆网站 🔗