加拿大（安大略省）律师事务所推行无纸化、数字化办公已经很长时间了，至少已5年。

    出于对技术上的可行性特别是安全性的考虑，还有对各种人为行为的防范和规范的需要，律所业务无纸化、数字化的进程推进得谨慎而舒缓。

    但是，早在此前，至少15年前，作为“新兴”的通讯工具的电子邮件，已经在律所得到普遍的使用，成为日常业务处理的一部分。这也是无纸办公的最先切入点。

    在律所内部，事无大小，如律师间的案件讨论、所内工作的安排和领受、内务通告等等，甚至一声谢谢，都可以发个邮件解决。休假几天回来后，邮箱里塞进几百封的邮件，一点儿不奇怪。对外，代理不同当事人的律所之间的法律文件交换，如今绝大部分已经通过电子邮件实现。5年前，经常可以见到成箱成箱的文件从一个律所搬到另一个律所，如今虽未绝迹，已经少了很多很多。电子邮件的使用，可以让律师们“秒回”来自各方的问求，特别是，保持一个相对完整的的邮件链（Email chain），对于保持和追踪事件发展的连续性、进展和变化脉络很有帮助。这一点，对于法律这个特殊行业尤为重要。

    安省律师事务所倡导无纸化办公的一个出发点是避免过度用纸（律所一向是最臭名昭著的用纸大户），减少树木砍伐(save the trees)，进而保护生态环境。比如，电子邮件的末尾，通常附有一行带有绿色环保标识的提示，“打印此邮件前，请考虑环保”。

其实，还有更多的好处。

    存档，在传统的律所日常业务中占着重要分量。就处理法律文本而言，“旧”的工作方式是，准备纸质原始文本，然后复、印制若干份，装订成册，送达诉讼各方当事人，送交法院备案，本所当案律师人手一份。所以，以往，纸质文件的打印、复印量非常大。律所本身的存档压力也很大，案卷柜永远不够用。对于那些已结案件的文档，按照安省律协的规定，所有硬copy的案卷，至少要保存10年（曾经是20年！)，才可依法销毁。所有律所，不论规模大小，每年为此向私营的文档仓储公司支付着巨额的仓储费用。

    DM、iManage等大型文件管理系统、第三方服务器以及云存储技术的应用，使得律所日常法律文件的处理能够数字化，纸质文卷的使用极大幅度地减少，也因此而大幅降低了一些硬性的办公和运营支出。

而法院接受电子化、数字化的诉讼文件备案，肯定了并加速促进了律所业务的数字化。

    安大略省高级法院在审理民商诉讼案件中，接受规定格式的电子文件备案（E-Filing）。安省商事法庭（Commercial List），在 2014年7月1日，即发布了有关电子格式文档备案的规定。安省上诉法院自2017年3月1日起接受电子方式的诉讼文件备案。文件的格式可是PDF，或者HTML。可以电子邮件发送，也可以使用CD、DVD 或USB Key 。

  近几年来，随着安省法院系统越来越多地转向使用电子手段处理日常事务，而不再谨守传统通讯工具，如传真、信函、挂号信、快递等，电子方式的讯息、文件传递，为律所和法院双向接受，成为民商诉讼的日常实践。

    律所之间电子化的文件交换/送达（service）早已常规化，上面提到的司法实践指导规范已经认可了数字化/电子方式的诉讼文件送达在法律上的效力（诉讼文件/文书的送达是律师的责任）。在涉及多方当事人（parties）、动辄数千百页法律文件的交换时，电子传送 - 比如secure file transfer - 的好处便突出出来。便捷自不必说，省去了大量的花费在打印、复印、校对、装订、邮寄等过程中的时间和人力投入，节省了自家当事人的费用，分摊出去了文件准备的成本于不同的当事人间。其他的针对律师事务所业务特点的应用程序，如财务管理系统CMS，计时计费的Intapp，出账的Prebill Manager，...，都意在推动律所业务的无纸化和数字化。当然，一些传统的文件递送方式，如传真、信函、快递等等，仍在使用，只是比例大为降低。

  无纸化、数字化的同时，另一趋势亦在悄悄发展中，这就是远程办公。律师们在一定限度内的远程办公已是既成事实，更会是未来趋势。基于网络的远程数据、端点访问技术和应用系统，比如Citrix，使得律师们可以随时远程调取律所文件数据库中的文档。此外，法院用视频会议的方式，开庭处理在审案件中的部分问题，律师远程质询证人等等，逐渐推广应用。

    不论数字技术如何发展，加密、安全保障措施如何有效，但是有一点，技术只是手段，只是工具，最终的使用者是人。所以，律所各层面的员工自觉遵守保密规定和各项工作规程，才能保证集成于众多应用系统之上的法律业务顺滑前行，而这些是建立在个人诚信的基础上的。

2019.07.19 于多伦多