加拿大（安大略省）律師事務所推行無紙化、數字化辦公已經很長時間了，至少已5年。 出於對技術上的可行性特別是安全性的考慮，還有對各種人為行為的防範和規範的需要，律所業務無紙化、數字化的進程推進得謹慎而舒緩。 但是，早在此前，至少15年前，作為“新興”的通訊工具的電子郵件，已經在律所得到普遍的使用，成為日常業務處理的一部分。這也是無紙辦公的最先切入點。 在律所內部，事無大小，如律師間的案件討論、所內工作的安排和領受、內務通告等等，甚至一聲謝謝，都可以發個郵件解決。休假幾天回來後，郵箱裡塞進幾百封的郵件，一點兒不奇怪。對外，代理不同當事人的律所之間的法律文件交換，如今絕大部分已經通過電子郵件實現。5年前，經常可以見到成箱成箱的文件從一個律所搬到另一個律所，如今雖未絕跡，已經少了很多很多。電子郵件的使用，可以讓律師們“秒回”來自各方的問求，特別是，保持一個相對完整的的郵件鏈（Email chain），對於保持和追蹤事件發展的連續性、進展和變化脈絡很有幫助。這一點，對於法律這個特殊行業尤為重要。 安省律師事務所倡導無紙化辦公的一個出發點是避免過度用紙（律所一向是最臭名昭著的用紙大戶），減少樹木砍伐(save the trees)，進而保護生態環境。比如，電子郵件的末尾，通常附有一行帶有綠色環保標識的提示，“打印此郵件前，請考慮環保”。
其實，還有更多的好處。 存檔，在傳統的律所日常業務中占着重要分量。就處理法律文本而言，“舊”的工作方式是，準備紙質原始文本，然後復、印製若干份，裝訂成冊，送達訴訟各方當事人，送交法院備案，本所當案律師人手一份。所以，以往，紙質文件的打印、複印量非常大。律所本身的存檔壓力也很大，案卷櫃永遠不夠用。對於那些已結案件的文檔，按照安省律協的規定，所有硬copy的案卷，至少要保存10年（曾經是20年！)，才可依法銷毀。所有律所，不論規模大小，每年為此向私營的文檔倉儲公司支付着巨額的倉儲費用。 DM、iManage等大型文件管理系統、第三方服務器以及雲存儲技術的應用，使得律所日常法律文件的處理能夠數字化，紙質文卷的使用極大幅度地減少，也因此而大幅降低了一些硬性的辦公和運營支出。
而法院接受電子化、數字化的訴訟文件備案，肯定了並加速促進了律所業務的數字化。 安大略省高級法院在審理民商訴訟案件中，接受規定格式的電子文件備案（E-Filing）。安省商事法庭（Commercial List），在 2014年7月1日，即發布了有關電子格式文檔備案的規定。安省上訴法院自2017年3月1日起接受電子方式的訴訟文件備案。文件的格式可是PDF，或者HTML。可以電子郵件發送，也可以使用CD、DVD 或USB Key 。
近幾年來，隨着安省法院系統越來越多地轉向使用電子手段處理日常事務，而不再謹守傳統通訊工具，如傳真、信函、掛號信、快遞等，電子方式的訊息、文件傳遞，為律所和法院雙向接受，成為民商訴訟的日常實踐。 律所之間電子化的文件交換/送達（service）早已常規化，上面提到的司法實踐指導規範已經認可了數字化/電子方式的訴訟文件送達在法律上的效力（訴訟文件/文書的送達是律師的責任）。在涉及多方當事人（parties）、動輒數千百頁法律文件的交換時，電子傳送 - 比如secure file transfer - 的好處便突出出來。便捷自不必說，省去了大量的花費在打印、複印、校對、裝訂、郵寄等過程中的時間和人力投入，節省了自家當事人的費用，分攤出去了文件準備的成本於不同的當事人間。其他的針對律師事務所業務特點的應用程序，如財務管理系統CMS，計時計費的Intapp，出賬的Prebill Manager，...，都意在推動律所業務的無紙化和數字化。當然，一些傳統的文件遞送方式，如傳真、信函、快遞等等，仍在使用，只是比例大為降低。
無紙化、數字化的同時，另一趨勢亦在悄悄發展中，這就是遠程辦公。律師們在一定限度內的遠程辦公已是既成事實，更會是未來趨勢。基於網絡的遠程數據、端點訪問技術和應用系統，比如Citrix，使得律師們可以隨時遠程調取律所文件數據庫中的文檔。此外，法院用視頻會議的方式，開庭處理在審案件中的部分問題，律師遠程質詢證人等等，逐漸推廣應用。 不論數字技術如何發展，加密、安全保障措施如何有效，但是有一點，技術只是手段，只是工具，最終的使用者是人。所以，律所各層面的員工自覺遵守保密規定和各項工作規程，才能保證集成於眾多應用系統之上的法律業務順滑前行，而這些是建立在個人誠信的基礎上的。
2019.07.19 於多倫多 | 
