在我们这个专业，有一个国际组织，一般由一个主席，两个副主席，一个秘书长，和近10位的执行理事组成常任的机构，这个组织下面是国家或地区的组织，每个国家或地区都有一个所谓的国家代表，参加每四年一次的全体会议。我们这个组织以前主要的工作只有两个，一个是每四年一次的学术会议，另一个是我们领域的专业学术期刊。每四年一次的会议，现在刚好和夏季奥运会是同一年，需要申办国家或地区提前4年申请，由国家代表在全体会议上投票决定申办的国家，和奥运会的程序比较相似，所以有时也被一些人称为我们领域的奥林匹克会议。按照过去的经验，每次一般都有3到4个国家申办，最后落到得票超过半数的一个国家，如果第一轮票数不够，那么就要淘汰那个票数最少的申办国，循环下去直到有一个国家得到超过半数才停止。

名义上，这个国际会议是属于这个国际组织的，实际上，具体的操作的绝大部分都是举办国的国家或地区组织举办。因为我们这个领域虽然比较特殊，虽然不是全世界每个国家都有相关的人员，但是全世界参与的科研人员的总数还是不少，特别是日本，多达数千人。最近，每次的会议规模都超过千人，而且在2000年和2004年都超过了2000人，规模越来越大。因此，举办这个会议，对于提高中国在这个领域的影响，展示中国最新的经济和科研成果有着比较重要的意义。因为如此，我们单位的第一任所长，和后来的曾经第二任所长都努力过一次，不过因为种种原因两次都没有成功。在我回去之前的2000年，台湾地区在申请2004年举办权的时候，在最后的一轮中以2票的差别败给了加拿大，在当时的政治环境中，如果台湾能够举办如此规模的国际学术会议，对于中国政府来说，都是一个不可原谅的失败。

正是因为学术、政治需求等原因，并且更加重要的，举办这样的会议，对于我们单位有着不可替代的深远影响，所以，我回国以后不久，就开始了2004年申办的准备，因为正式提交申请书之前，还有很多功课要做。

第一就是整合国内的相关学术组织。在国内的学术界，我们的专业比较窄，只在两个一级学会下面各有一个二级学会。早年，为了申办这个国际会议的需要，两个二级学会联合，成立了一个联合会，经外交部批准，可以对外作为国家的一级组织代表中国在国际组织中活动。因为国内没有活动，所以很多年都没有变化，当年的相关人员，绝大多数都已经退休，我们要做的第一步当然就是要重新明确这个联合会的相关人员。我作为这个组织的挂靠单位的负责人，当然就要承担具体事务，最后在这个联合会中当一个秘书长，并出任在国际组织内中国国家代表。想必大家都知道，在国内，甚至是在国外的一些组织机构中，主席都大多数都是挂名的，具体的事务都是秘书长负责，然后再成立一个工作办公室，加入若干真正干具体实事的人员，负责日常的运作。

组织完善之后，第二步就是取得主管部门的同意。前面已经说了，我们是两个二级学会的联合，而这两个二级学会属于不同的政府部门，不过因为大家都是熟门熟路，早已互相之间都是脸熟，再加上申办这个会议的重要性，所以没有费太多的精力就得到了两个主管部门的批准。

得到了主管部门批准之后，第三步就是国家的批准。因为这个会议规模太大（我们预估是在2000到3000人，外宾至少1500人以上），预计外宾也很多，需要举办会议的当地政府（北京市）、外交部（特别是外交部）还有各相关部门的通过。北京市比较好办，一是两个主管部门都在北京，和北京地方有着不少的关系，二是举办这样的会议对北京只有好处没有坏处，三是反正他们也没有具体繁重的任务，当然是乐于成事。至于外交部以外的部委，反正都是挂名的性质，最多需要多开几次会议，对于他们部门的工作没有影响，所以都无所谓，因此也就是乐见其成了。

最有挑战的地方就是外交部了。外交部从来都是一个NB的部门，我们的申请不但规模大，外宾多，还有一个联合会的历史问题需要解释清楚，而当年批准这件事的当事人基本都离开去了其他地方和岗位，没有一个人知道这件事情的来龙去脉，所以谁也不敢做主，批准同意。经过N多次的协商，最后终于在我们单位的档案中找到了当年外交部的批件，很多问题才慢慢地解决，并最终得到了外交部的批准。这时，时间已经是第二年（也就是2004年）的3月底，而当年的申请需要在5月份之前送出去。

就这样，国内的行政准备基本完毕，剩下的就是具体的任务公关了，包括申请书的制作、游说各国的国家代表和最后的答辩，其中各国的游说和最后的答辩很有意思，留给以后的博文再介绍吧。

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